기업에서의 PC 구매 방법

PC 정기구매와 PC 수시구매

기업에서의 PC 구매는 현업에서 특정한 사유로 구매를 요청하는 수시구매와 정기적으로 노후 된 PC를 교체하는 정기구매가 있습니다.

정기구매와 수시구매의 사유에 따라서, 7단계의 PC 구매 프로세스로 업무를 진행하면 됩니다.

즉, 정기구매인 경우에는 PC 현황조사 후 7단계의 PC 구매 프로세스를 진행하고, 수시구매인 경우에는 현업 요청 사항을 접수 후에 7단계의 PC 구매 프로세스를 진행하면 됩니다.

개인이 개인용으로 PC를 구매하는 것과는 좀 다른 팩트가 있는데, 보통 개인용 PC 구매는 가성비를 많이 따지지만 기업용 PC는 안정성입니다.

개인들은 가성비를 따지기 때문에 용산이나 인터넷에 PC를 구매하는 경우가 많은데, 기업용 PC를 가성비를 따져서 구매하다가는 PC를 구매한 IT팀은 본업 보다는 PC를 고치는 경우가 많이 발생합니다.

보통 중소기업들이 이런식으로 PC를 구매하는 경우가 많은데, 그래서 결국은 IT팀은 PC 수리 부서가 되고 맙니다.

기업용 PC 구매는 안정성과 사후 유지보수 및 고장을 대비한 AS 가 주요한 팩트입니다. 반드시 이 점을 주지하시고 구매하실 때는 AS 기간이 3년 이상이 되는 PC를 구매하시는 것을 추천드립니다.

이 팩트를 기억하시고 다음에 설명하는 PC 구매 프로세스를 진행하시면 됩니다.

PC 구매 프로세스 소개

기업에서의 PC 구매는 구매 사유에 따라 “정기구매”와 “수시구매”가 있습니다.

해당 사유에 따라 정기구매의 PC 구매는 PC 현황조사를 시작으로 7단계 PC 구매 프로세스를 진행하고, 수시구매는 현업 요청 사항 검토 후 7단계의 PC 구매 프로세스로 진행하면 됩니다.

PC 구매 사유는 PC 구매를 시작하는 시발점이 되며, PC 구매 품의서의 구매 사유에 되는 중요한 사안임으로 명확하게 정리해야 됩니다.

PC 구매 사유

정기구매

예산 확인

1. PC 정기구매는 PC 노후화로 인하여 정기적으로 진행하는 PC 교체를 의미한다.
2. PC 정기구매인 경우는 전년도에 이미 어느 정도 PC 현황 및 교체 대상에 대한 조사가 되어 있어야 한다. 이를 사업계획 예산에 사전에 반영하고, 차기년도에 PC 정기구매 업무를 진행하도록 한다.
3. PC 정기구매 시기가 되면, 사업관련 팀에 문의하여 예산이 반영이 되어 있는지 확인 후, 진행한다.

PC 정기구매의 시작은 PC 현황 조사

1. 전사 PC 현황을 조사한다. 이는 향후 소프트웨어 구매 시 기초자료이며(PC 수량 = 소프트웨어 수량), 모든 IT 시스템 설계의 기초가 됨으로 정기구매 시 철저하게 조사하여 정리하여야 한다.
2. 보통 팀과 직원을 기준으로 사용중인 PC를 다음의 양식을 엑셀표로 만들어 정리한다.(팀/직원/자산번호/타입(노트북/데스크탑)/제조사/모델명/OS/CPU/메모리/디스크/모니터 등)

수시구매

현업 PC 구매 요청

1. 현업에서 신규 PC 구매를 요청하는 경우는 다음의 3가지 중에 하나다.
   (*아주 드물게 분실하는 경우도 있다)
   첫째, 신규 입사자로 인한 구매
   둘째, 신규 업무로 인한 구매
   셋째, PC고장으로 인한 구매
2. 이 3가지 경우에 PC 를 신규로 구매하거나 또는 기존에 있던 재고나 사용이 가능한 PC 를 제공한다.

PC 구매 사유 확인

1. 상기의 3가지 사유를 관련부서에서 확인한다.
2. 첫째, 신규 입사자로 인한 구매 – 입사자(팀), 입사일 확인
   둘째, 신규 업무로 인한 구매 – 신규 업무 관련 품의서 등
   셋째, PC고장으로 인한 구매 – 고장 사유

PC 구매 프로세스 7단계

1단계. 구매 PC 사양 확인

구매 PC 사양 확인

1. 수시구매인 경우는, 사용할 직원의 해당 업무 및 기존 PC 의 사양을 확인 한 후에 구매할 PC 사양을 확정한다.
2. 정기구매인 경우는 기존 PC 사용에 적정한 사내 표준 PC를 선정하여 노트북과 데스크탑으로 분류하여 사양을 확정한다.

특이 구매사항 요청 확인 및 수량 확정

1. 구매 할 PC 사양 확인시, 데스크탑 사용자가 노트북을 원하는 경우가 있거나, 반대로 노트북 사용자가 데스크탑을 요청하는 경우가 있으므로 꼼꼼히 체크하도록 한다.
2. 전체 사양이 확인되면 구매 할 PC 수량을 확정한다.

2단계. PC 납품 업체 견적서 요청

견적서 요청

1. 구매 할 PC의 수량과 사양을 PC 납품 업체에 연락하여 견적서를 요청한다. 보통 일주일 이내에 견적서를 접수 할 수 있다.
2. 수시구매인 경우 수량이 적은 경우에는 자체적으로 설치 지원이 가능하나, 정기구매인 경우에는 대량 구매가 많으므로 견적서를 요청 할 때 설치 지원 업무를 PC 납품 업체에 요청해야 한다.

PC 구매 시 참고사항

1. 기업에서 사용하는 PC는 성능도 중요하지만, 안정성과 AS가 훨씬 중요하다. 가급적이면 무상 AS를 3년 이상 포함하도록 하며, 특별한 사유가 아니면 브랜드 PC를 구매하는 것이 좋다.
2. 비용 절감 및 성능을 위해서 조립PC 구매를 요청하더라도 가급적이면 동급 사양의 브랜드 PC를 구매하는게 좋다.
3. 조립PC 구매 후 문제가 발생하면, 문제를 해결하느라 상당한 시간이 소요됨으로 가급적이면 브랜드 PC를 구매하도록 한다.

3단계. 견적서 접수

견적서 접수 및 검토

1. 복수 견적(다수 업체 비교 견적)인 경우, PC 사양과 브랜드 그리고 AS 등을 꼼꼼히 비교 검토하여 검토 보고서를 작성한다.
2. 정식 납품 협력사가 있는 경우에는 견적서 내용을 세밀하게 검토하여 누락된 부분이 없는지 검토하고 최대한 네고한다.

납기일자 확인

1. 견적서 검토 후 최종 검토보고서를 작성하고 납품 업체가 최종 확정이 되면, 납기일을 확인한다.
2. 수시구매인 경우 요청한 팀에서 요청한 일자에 납품하도록 한다.
3. 정기구매인 경우 구매 수량이 많은 경우가 있으므로 반드시 납기 일자를 확인하고, 납기일에 맞춰 전사 PC 교체 업무를 진행하도록 한다.
4. 업체별 차이는 있으나 대체적으로 PC 납기는 발주 후 2~3주 내에 납기가 가능하다.

4단계. 구매 품의

수시구매 품의

1. 수시구매인 경우에는 3가지 사유에 맞춰 PC 구매 사유를 작성하여 품의서를 작성한다.
2. 수시구매는 PC를 구매하는 이유가 명확함으로 그 사유를 정리하여 품의서를 작성하여 상신하면 된다.(아래 내용 참조)

정기구매 품의

1. 정기구매 품의인 경우에는 보통 구매 사유를 PC 노후화로 인한 정기교체(사용년한 4년 기준)라고 쓰고 작성하면 된다.
2. PC 구매 품의서의 내용은 아래의 품의서 내용을 참고하여 작성하면 된다.

5단계. 구매 발주

PC 구매 발주

1. 품의서의 최종 승인이 결정되면, PC 구매서를 발주한다.
2. 회사에 전용 발주 문서가 있는 경우에는 회사 발주서를 송부하고, 발주서가 없는 회사는 견적서에 사인하여 발주서를 대신하기도 한다.

업체 미팅

1. 수시구매인 경우에는 특별한 사전 미팅은 필요 없으나, 대량의 PC를 구매하는 정기구매인 경우에는 사전 미팅을 갖도록 하여 납기 일자와 PC 설치 지원 및 백업 지원등에 대하여 협의한다.
2. 정기구매 등 다수 PC 교체인 경우, 사전에 사내 공지를 한다.
3. 사내 공지 내용은 PC 교체 일자를 공지하여 개인들이 사전에 백업을 할 수 있도록 하여 PC 교체 업무를 원활이 진행 할 수 있도록 한다.

6단계. PC 납품(설치) 및 검수

PC 납품 및 설치

1. PC 납기일에 PC 납기가 되면, 사전에 예정된 장소에 설치하도록 한다.
2. 수시구매 중 신규로 PC를 설치하는 경우에는 사전에 자리를 확인하여 설치한다.
3. 정기구매인 경우에는 신규 PC를 설치하고, 노후 PC를 수거한다.
4. 백업이 필요한 직원인 경우, 백업 후에 PC를 수거하도록 한다.

검수 확인

1. 누락된 PC나 PC 설치에 크게 문제가 없다면, 일반적으로 설치 완료가 되면 검수 확인서를 발행해도 문제가 없다.
2. PC 설치가 최종 완료되면, 확인 후에 검수 확인서에 사인한다.

7단계. 세금계산서 처리 및 비용 지불

세금계산서 처리 및 비용 지불

1. PC 설치 후, 큰 이슈사항이 없다면 세금계산서를 발행하여 구매한 PC에 대한 비용을 지불한다.

기타 사항 및 운영

1. 설치 후 보통 일주일 정도 지난 후에, 세금계산서를 발행하는 것이 좋다.
2. 일주일 정도 사용하면 갑자기 작동을 하지 않는 PC나 모니터가 발생 할 수 있다. 이런 경우에는 새로운 PC로 교체하도록 한다.
3. 브랜드 PC를 구매하였다면 사용 중에 하자가 생기면 AS 센터에 요청하여 수시를 의뢰하면 된다.

마치며

본 포스팅에서는 PC 구매를 예로 들었지만, IT팀에서 진행하는 구매 업무는 전체적으로 이런 업무 프로세스로 진행하시면 됩니다.

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기업에서의 PC 구매 프로세스

감사합니다.