[연재②] 알기 쉬운 IT 예산 수립 프로세스 (2/2)

기업에서의 IT 예산 수립 프로세스에 대한 내용을 총 2회에 걸쳐 연재 중입니다. 이번은 마지막 연재이며 전체 목차와 순서는 아래와 같습니다.

전체 목차와 순서

[연재 ①]	1. 개요 2. 회사의 사업계획 수립 프로세스 3. 연간 사업계획 수립 프로세스 4. IT 예산 수립 프로세스 개요
[연재 ②]	5. IT 예산 수립 1단계: 금년도 IT 실적 분석 6. IT 예산 수립 2단계: IT 사업계획 수립 7. IT 예산 수립 3단계: IT 예산 수립 8. IT 예산 확정 및 집행 9. 최종정리

목차 숨기기

5. IT 예산 수립 1단계: 금년도 IT 실적 분석

6. IT 예산 수립 2단계: IT 사업계획 수립

7. IT 예산 수립 3단계: IT 예산 수립

5. IT 예산 수립 1단계: 금년도 IT 실적 분석

금년도 IT 실적 분석은 차기년도 예산을 수립하기 위해 금년도에 집행된 IT의 모든 비용을 수집, 정리하여 분석하는 단계입니다. 금년도 실적 분석 자료작성을 위한 업무 프로세스는 다음의 3단계 프로세스를 통해서 자료를 수집하여 최종 정리합니다.

(1) 금년도 예산 자료: 전년도에 수립한 IT 예산 자료를 정리합니다. (전년도에 작성된 자료임으로 그대로 활용하면 됩니다.)

(2) 금년도 집행 실적: 금년도 IT팀에서 집행한 모든 품의서 및 지출결의서 자료와 재무팀에서 집계한 IT팀 비용 자료(재무팀 요청)를 정리합니다.

※ 두가지 자료를 취합하여 비교 정리해야 하는 이유는, 실질적으로 IT팀에서 실행한 모든 품의서 및 지출결의서와 재무팀에서 집계한 비용이 일치하는지 확인하는 작업이며, 또한 이 두자료가 일치하여야 정확한 집행 실적 데이터가 됩니다. (회사의 재무팀에서 자료를 제공하지 않는 경우에는 IT팀의 자료만으로 집행실적을 작성하도록 합니다.)

(3) 금년도 IT 실적 분석 자료: 전년도에 수립한 금년도 IT 예산 자료와 금년도 집행한 실적을 통합하여 금년도 IT 실적 분석 자료를 작성할 수 있습니다.

6. IT 예산 수립 2단계: IT 사업계획 수립

IT 사업계획은 회사의 내년도 경영방침을 토대로, IT 사업 추친목표 및 계획을 수립하는 단계입니다.

1단계의 IT 실적 분석은 주로 비용에 관련된 내용 중심으로 작성하지만, IT 사업계획은 금년도 IT 추진업무에 대한 효과를 서술하고, 내년도 IT 사업계획에 대한 구체적인 내용 및 기대효과를 정리하여 작성합니다.

즉, 경영진에서 IT 사업계획을 보고 내년도 IT 사업에 대한 중점 사업을 이해 할 수 있도록 작성하면 됩니다.

이러한 내용은 최종 IT 예산 확정시 IT 사업의 추진 타당성에 포함됨으로 예산 확보에 많은 도움이 됩니다. 또한, IT 사업계획을 수립 할 경우 반드시 회사의 내년도 경영방침이 반영되도록 작성해야 합니다.

예를 들어 내년도 경영방침에 원가절감 및 비용절감이라는 내용이 있는 경우에, 금년 대비 IT 비용을 절감하는 내용을 포함하여 작성하도록 해야 합니다. 최종적으로 IT 사업계획은 다음의 4가지 프로세스로 정리하면 됩니다.

(1) 금년도 IT 사업 실적 정리: 금년도 추진 사업의 내역과 추진효과 등을 정리합니다.

(2) 경영방침에 따른 IT 사업 추진목표 수립: 내년도 경영방침에 부합하는 사업 방향과, 내년도 IT 사업 목표에 대한 계획을 작성합니다.

(3) 현업 요구사항 수집 정리 및 내년도 IT 사업 계획 작성: 회사의 IT는 회사의 비즈니스에 기여하는 것이 기본 방향임으로, 현업에서 요구하는 내용들을 수집하여 정리합니다. 예를 들어 네트워크 속도개선이 필요하든가, 사내 공용 스토리지 용량이 부족하여 추가 요청한 내용 등을 수집하여 사업계획안에 포함하면 됩니다. 이 내용과 함께 내년도 IT 사업에 대하여 추진할 내용을 구체적인 사업 내용과 기대효과등을 같이 정리합니다.

(4) 전체 IT 사업계획 수립: 금년도 IT 사업 실적, 내년도 IT 사업 추진목표, 내년도 IT 사업 내용을 통합 정리하여 전체 IT 사업 계획을 수립합니다.

7. IT 예산 수립 3단계: IT 예산 수립

IT 실적 분석과 IT 사업계획 수립 후에 최종적으로 내년도 IT 예산을 수립할 수 있습니다.

IT 예산 수립의 전체적인 흐름은 ①금년도 실적 분석 ②내년도 사업 추진목표와 세부 추진항목을 작성한 IT 사업 계획, 그리고 ③최종적으로 내년도 추진항목에 대한 세부 예산 금액 정리의 흐름으로 이해 하시면 됩니다.

(전체적인 내용을 간단히 요약하여 엑셀로 정리한 내용이 프리미엄 자료실에 IT 예산양식 표준 파일로 등록되어 있습니다. 필요하신 분들은 참조하시기 바랍니다.)

자산과 비용에 대한 이해

최종 IT 예산의 금액을 작성하는데 기본적으로 이해 하셔야 할 내용이 있습니다. 자산과 비용에 대한 이해입니다.

IT 예산을 수립하는 IT팀에서는 막연히 비용으로 바라보지만, 회사의 전체 예산을 수립하는 경영 및 재무팀에서는 자산과 비용을 엄밀히 구분합니다.

자산은 기업에 경제적 효과를 가져다 줄 것으로 기대되는 항목이며 재무제표에 취득한 금액에 대하여 자산으로 반영하고, 일정한 기간동안 손익계산서에 감가상각으로 반영하면서 장부 금액을 낮춰 나갑니다.

반면, 비용은 수익을 얻기 위하여 기업이 소비한 물품이나 인건비 등에 대한 항목입니다.

즉 단순히 소비한 비용입니다. 손익계산서 상에 반영되는 방법이 자산과 비용이 차이가 많이 납니다. 예를 들어 사업 초기에 법인이 적자인 상황에서 자산으로 반영하면 비용을 분산시켜, 재무구조가 건전해지는 효과를 볼 수 있습니다.

IT팀의 예산 항목은 일반적으로 다음과 같이 분리됩니다. ERP, 그룹웨어 등 각종 어플리케이션 시스템, 하드웨어, 소프트웨어 도입 금액 등은 자산으로 분리됩니다. 반면, EPR 운영을 위한 아웃소싱 비용이나, 프린터 토너나 PC 수리에 들어간 금액 들은 비용으로 분리하면 됩니다.

자산과 비용의 구분이 어렵다면 반드시 재무팀에 문의하여 확인 하셔야 됩니다. 특정 예산 내용에 대한 기준은 각 회사마다 상이할 수 있으며, PC 같은 경우, 회사에 따라 비용 또는 자산으로 분류하는 경우가 있습니다.

이제 최종 IT 예산을 정리하는 단계입니다. IT 예산 수립의 2단계에 있는 IT 사업계획에서 작성한 내년도 IT 사업계획을 중심으로 예산을 작성하시면 됩니다.

IT 예산에 포함되는 3가지 항목

새롭게 시작하는 신규 사업항목(자산)
매년 지출하는 사업항목(자산)
매년 지출하는 고정 비용(유지보수 비용 및 사용료, 소모품구매 비용 등)

이 3가지 항목들을 정리 한 후에, 산출근거에 따른 예산금액을 정리하시면 됩니다.

여기서 중요한 포인트가 있습니다. 예산금액을 산출하는 방법입니다. 매년 지출하는 비용은 전년대비 비용 산출을 쉽게 추정 할 수 있지만, 1.새롭게 시작하는 신규 사업항목에 대한 예산 부분입니다.

이 항목은 새로운 사업이나 시스템이기 때문에 추정하기 힘듭니다.

이러한 신규 사업항목에 대한 예상비용을 추정하기 위해서는 9~10월에 사전에 업체에 문의하여 가견적을 접수하거나 사전에 충분히 조사를 해야 합니다.

물론 매년 지출하는 사업항목 역시, 예산을 수립하는 경우에 내년도 예상 비용에 대하여 모두 가견적을 접수해야 합니다.

그래야 충분히 예산에 반영 하고, 향후 확정된 예산을 집행 할때 비용에 대한 큰 문제가 발생하지 않습니다.

IT 예산 수립 3단계: IT 예산 수립의 내용을 정리하면 다음의 그림의 예제와 같습니다.
(※ 전체 예산에 대한 예제 파일은 사이트내의 프리미엄 자료실이 있으며, 아래 예제와 함께 일정별 지출 내역에 대한 추가 장표가 포함되어 있습니다.)

8. IT 예산 확정 및 집행

IT 예산 확정은 최종 수립한 IT 예산 계획 자료를 사업계획 관련팀(경영전략 및 재무팀)에 제출한 후에 최종 검토 후에 확정되는 단계입니다.

전체 사업계획을 작성하는 부서에서 전 부서의 사업계획자료를 취합하여 검토 후에, 예산을 확정하거나 또는 비용 조정이 필요한 부분들에 대하여 재조정을 요청합니다.

3단계 IT 예산 수립 부분에서 설명드린 10% 이상 예산을 UP하여 반영하는 이유가 재조정을 요청하는 경우가 있으므로, 이런 경우에 5%로 조정하든가 아니면, 과다한 비용이 발생하는 IT 프로젝트에 대하여서는 구축을 차차기년도로 연기하여 재조정 해야 됩니다.

이런 재조정 과정을 몇번에 걸쳐 하는 경우도 있으며, 또는 바로 확정되는 경우도 있으나 전적으로 회사의 정책에 따라 다르므로, 이 부분은 본인의 회사에 맞추어 업무를 진행하시면 됩니다.

이런 과정을 거친 후에 IT 예산이 확정되면, 대망의 최종 IT 예산 수립이 완료됩니다. 이제 수립된 IT 예산 계획에 따라 집행하시면 됩니다.

마지막으로 집행 단계에서 중요한 포인트가 있습니다.

예산은 예산일 뿐입니다. 예산이 확정되었다고 집행이 가능 한 것이 아닙니다. 회사의 사업 여건에 따라 확정된 예산이라도 집행이 가능할 수도 있고, 집행이 불가능 할 수도 있습니다.

그러므로 회사에서는 수립된 예산을 집행하는 경우 역시, 품의서를 작성하거나 사업 검토 등의 내용이 필요한 것입니다. 2단계 IT 사업계획 수립 단계에서는 이런 점등을 감안하여 사업 추진 타당성에 대한 내용도 같이 수집하여 작성하는 것이 향후 사업을 추진하는데 많은 도움이 됩니다.

최종 IT 예산 확정 및 집행 내용에 대하여 정리하면 다음과 같습니다.