기업의 시스템 구축 가이드

※ 2020년 6월 11일 업데이트 되었습니다.

시스템 구축 프로세스의 이해

기업의 IT 시스템 구축은 기업규모나 사업분야별로 차이가 있으나, 시스템 구축의 기본전략은 현업 업무의 효율화 및 데이타 신뢰성과 투명성 그리고, 선진적인 업무 프로세스를 위하여 도입하여야 합니다.

또한, 기업의 업무 시스템은 IT팀의 운영 입장보다는 실질적인 시스템을 사용하는 현업 중심의 시스템 구축을 하여야만, 구축 후에도 후회없는 시스템 사용으로 인한 효율성이 증대 될 것입니다.

기업에서의 시스템 구축 프로세스는 도입되는 시스템에 따라 다르긴 하지만, 일반적인 내용을 중심으로 정리하면 아래와 같습니다.(하드웨어나, 소프트웨어 그리고 솔루션에 따라 다르긴 하지만 전체적인 흐름은 아래와 비슷합니다.)

시스템 구축의 11단계 프로세스는 국내 기업에서 일반적으로 적용되는 프로세스이며 시스템 종류에 따라 아래 프로세스에서 제외되거나 추가 될 수 있습니다.

시스템 구축의 11단계 프로세스

1단계. 현업 도입 요청

현업의 시스템 도입 요청

1. 필요한 시스템이 무엇인지 현업과 미팅, 분석
2. 도입 필요성 검토 후, 다음 프로세스를 따른다.

예산 확보

1. 기업에서의 시스템 도입은 예산(자금)이 필요함으로 우선 예산이 있는지를 재무팀이나 경영전략팀과 우선 협의 해야 하며, 큰 자금이 필요한 경우 특별예산을 받거나, 차기년도에 구축계획을 수립해야 한다.
2. 예산이 확보되면 시스템 도입에 대한 세부적인 검토보고서와 시스템 도입을 위하여 다음의 프로세스로 진행한다.

2단계. 솔루션 업체 미팅

솔루션 업체 수배

1. 도입 하려는 시스템 및 솔루션을 구축 할 수 있는 업체를 수배한다.
2. 최소 3개 업체와 미팅을 하여 자료를 받고 우리가 필요한 시스템이 무엇인지 설명하여야 한다.
3. 솔루션 업체는 향후 유지보수 문제가 있으므로 반드시 업체 규모와 레퍼런스를 검토한다.

업체별 시스템 제안서 요청

1. 도입 하려는 시스템에 적합한가를 솔루션 소개서를 검토하고, 회사에 적합한 시스템이라고 판단되면, 회사의 요구사항이 시스템에 반영 될 수 있는지 확인한다.
2. 특별한 RFP 양식이 없으면 요청사항을 설명하고 제안서 접수 및 발표 일자를 협의한다.

3단계. 제안서 발표

제안서 접수 및 발표

1. 제안서 발표 일자가 정해지면 참석 할 직원들에게 미리 공지하여, 발표 당일 참석 할 수 있도록 일정을 미리 공지한다.
2. 제안서 발표 일자가 되면 장소를 준비하여 시스템(솔루션) 구축 가능 업체가 준비한 제안서를 정해진 시간내에 발표한다.
3. 제안서 발표 시, 참가자는 임원급 이상일 수도 있고 아니면 회사 규모에 따라서 실무자 또는 현업 시스템 사용 담당자등이 참석한다.

제안서 최종 검토 및 견적서 요청

1. 제안서 발표 후에, 참석자들의 의견을 취합 후, 내용을 정리 한다.
2. 제안서 발표 업체를 중심으로 견적서를 요청한다.

4단계. 시스템 검토

시스템 구축계획(안) 작성

1. 제안 발표 업체별 견적서를 요청한다. 보통 업체별 견적서는 일주일안에 제공이 가능하다.
2. 견적서 접수가 완료 되면, 발표한 제안서와 함께 검토하여, 업체를 선정한다.(선정기준이나 타당한 근거를 통하여 선정(최종 구축 업체 선정 *블로그 참조))
3. 이제 시스템 구축 계획안을 작성한다. 도입 하려는 시스템이 무엇인지에 대한 설명과 도입 필요성, 도입 후 효과 등을 다음과 정리한다.
4. 시스템 개요, 도입효과, 타사 사례, 필요 예산, 시스템 구축 일정, 제안업체 시스템 비교 자료, 기타 필요 사항 등에 대하여 작성한다.

경영진 보고

• 구축 계획안을 해당 실무자 또는 임원, 그리고 경영진에게 발표하거나 보고한다.

5단계. 시스템 도입 품의

시스템 도입 품의

1. 시스템 구축 계획(안)을 보고(발표)하면, 시스템 도입에 대한 최종 의사결정을 확인 할 수 있다.
2. 도입이 확정되면, 시스템 도입 품의서를 작성한다.

시스템 도입 품의서 작성

1. 도입 품의서는 아래와 같은 내용으로 작성한다.
2. 육하원칙에 의거 정확한 내용을 작성해야 하며, 반드시 모든 내용을 충분히 이해하고, 승인자의 질문에 어떤 내용이든지 답변 할 수 있도록 내용을 충분히 숙지해야 한다.
3. 도입 품의서 첨부 파일도 품의서와 같이 포함한다.

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6단계. 시스템 발주

시스템 발주

1. 품의서의 최종 승인이 결정되면, 시스템을 발주한다.
2. 전용 발주서가 있는 기업은 발주서를 송부하고, 발주서가 없는 기업은 견적서에 사인하여 발주서를 대신하기도 한다.

업체 미팅

1. 발주서 송부후에, 결정된 업체와 계약 및 기타사항 협의를 위하여 1차 미팅을 한다.
2. 시스템 도입 일정(시스템 구축인 경우 일정 수립) 및 KICK OFF 미팅 일정 및 협조사항등을 협의하여 프로젝트를 시작한다.(시스템 도입)

7단계. 선정 업체 계약

선정 업체 계약

1. 최종 확정된 기업과의 계약서에 최종 날인을 한다. 보통 2부를 날인하여 각각 보관한다.
2. 계약서 날인 후에는 법적 효력이 발생함으로, 선정 업체와 최대한 협조하여 시스템 도입에 만전을 기한다.

KICK-OFF 미팅

1. KICK-OFF 미팅은 프로젝트 시작을 알리는 중요한 미팅임으로 관련자들을 모두 참석시켜 프로젝트 추진에 대하여 알린다.
2. 간단한 식사와 함께 업체와 담당자는 인사를 하고, 프로젝트가 원활하게 진행 할 수 있도록 한다.

8단계. 시스템 구축

시스템 구축 과정

1. 업체별 구축방법론은 다양하며 또한, 시스템 별 구축 과정은 상이할 수 있다. 그러나 대체로 다음과 같은 프로세스로 진행된다.
2. 최근의 솔루션들은 일반적인 구축 프로세스를 따르지 않는 경우도 있으며, 기간을 단축하여 분석과 설계를 동시에 진행하는 경우도 있다.

9단계. 시스템 가동

시스템 가동

1. 시스템 구축이 완료 되면, 시스템을 가동한다.
2. 현업에 시스템 오픈 시점과 시스템 가동후에 변화되는 점 등을 사전에 공지한다.

시스템 운영 시작

1. 사전 공지된 일정에 시스템을 오픈 한 후, 현업에서 사용하는데 문제가 없는지 체크한다.
2. 초기 시스템 운영시, 사용에 대한 문의사항이 있을 수도 있으니, 사용 메뉴얼 등을 배포한다.
3. 오픈 후 일주일간은 시스템에 큰 이상이 없는지 상시 모니터링 한다.
4. 시스템 운영자(관리자)는 메뉴얼 등을 한 번 더 숙지하고, 시스템에 익숙하도록 수시로 접속한다.

10단계. 시스템 검수

시스템 검수의 의미

1. 시스템을 검수 한다는 의미는 2가지를 의미한다.
   – 시스템 구축이 완료 되어서 가동 중이다.
   – 구축업체에게 비용(잔금)을 지불해야 한다.
2. 잔금 지불 전에 구축완료 보고서 및 구축시 작업했던 자료(파일)를 인수 받아야 한다.
3. 최종 검수 확인서에 사인한다.

검수 완료

1. 시스템은 어느정도 시간이 되어야 안정화 됨으로 반드시 시스템 검수 시, 시스템 안정시까지 최선의 지원을 요청한다.
2. 시스템 하자보수 이행에 대하여 다시 한 번 확인한다.

11단계. 시스템 운영

초기 시스템 운영시 주의 사항

1. 어떠한 시스템이든 초기에 구축하거나 도입한 후에 안정화가 필요하다.
2. 그러므로 현업 사용자가 요청하는 보완사항이나 각종 버그 등에 대한 내용을 리포트 하여 하자보수 기간 동안 업체에 요청하여 시스템 보완을 마무리 한다.

변화 관리

1. 시스템이 변경되면, 업무 프로세스 및 업무 환경이 바뀌어 어느조직이든 변화관리가 필요하다.
2. 시스템 구축 기간 동안 그리고 구축 운영중에도 시스템 도입 전 후에 대한 내용을 충분히 공지하여 원활한 시스템 사용이 되도록 최선을 다한다.

마치며

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11단계 프로세스로 누구나 하는 시스템 구축

감사합니다.