기업에서의 ERP 구축 프로세스에 대한 내용을 5회에 걸쳐 연재중입니다. 전체 목차와 연재 순서는 아래와 같습니다.
이번은 [연재②] 1단계(구축 검토)의 업무 프로세스 입니다.
전체 목차와 연재 순서
| [연재 ①] | 1. ERP 란? 2. 기업에서의 ERP 구축 프로세스 |
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| [연재 ②] | 3. 1단계(구축 검토)의 업무 프로세스 |
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| [연재 ③] | 4. 2단계(구축)의 업무 프로세스 |
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| [연재 ④] | 5. 3단계(운영)의 업무 프로세스 |
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| [연재 ⑤] | 6. 전체 내용 요약 | |
3. 1단계(구축 검토)의 업무 프로세스
1단계의 ERP 구축 프로세스는 ERP 를 구축하고자 하는 기업에서 ERP 도입을 위한 필요성 부터 시작하여, 솔루션 검토 등을 통하여 최종 ERP 시스템을 선정하는 단계입니다.
ERP 프로젝트가 본격적으로 시작되기 전까지 프로세스 이며, IT 담당자들의 기획 능력이 필요한 프로세스 입니다.
또한, 기업에서의 ERP 시스템 구축은 큰 비용이 소요되는 사안임으로, 반드시 1년 전에 예산을 확보하거나 경영진과 사전에 어느 정도의 협의가 있어야 합니다.
ERP 시스템은 현업에서 사용하는 업무 시스템 임으로, 현업 중심의 프로젝트로 추진하여야 하며, 제안서 발표나 검토 시에, 현업의 의견을 충분히 반영하여 솔루션을 결정해야 합니다.
참고로, ERP 시스템 Open 시점은 매년 1월 1일이 좋습니다. 그래야, 향후 결산이나 자료를 관리하는 입장에서 수월합니다. 물론 기존 시스템의 Data migration 작업을 수행 하긴 하나, 보통 재무 데이터 관리 입장에서, 기존의 시스템도 유지되는 경우가 많습니다.
시스템 Open 시점을 1월 1일로 가정할 경우, 1단계 ERP 시스템 검토 기간과 2단계 구축 기간을 고려하면, 최소한 언제부터 시스템 구축을 시작해야 될 지에 대한 일정을 추정 할 수 있습니다.
물론 1월 1일 Open 이 아닌, 분기(1월 4월 7월 10월)월에 따른 Open 일정을 수립 할 수 있습니다. (1단계-구축 검토 시 소요되는 16주 라는 기간은 회사의 상황에 따라, 일정을 조정하여 추진하면 됩니다.)
1. 현업 도입 요청
1.현업 도입 요청 단계는 기업에서 ERP 구축이 시작되는 가장 첫 단계입니다.
보통 현업이나 경영진으로부터 ERP 구축에 대한 검토 요청으로 시작됩니다. (일반적으로, 현재 운영되는 업무 시스템과 데이터의 한계로 인하여 기업에서 필요한 정보를 더 이상 얻기 힘든 경우에 ERP 시스템이 필요하게 됩니다.(기업의 매출 증대도 요인이 됩니다))
현업 도입 요청 단계에서 주요 체크 포인트는 다음의 3가지 부분입니다.
- 구축 여부 결정 – 이 단계에서는 ERP를 구축 할 것인가, 안 할 것 인가를 가장 먼저 결정해야 합니다.( ERP 구축 필요성에 대한 내용 포함)
- 예산과 구축 일정 – 구축에 대한 예산은 기업의 규모에 따라 상이하나, 매출 500억원 이상이라면, 2억~4억 정도 예산을 수립해야 하며, ERP프로젝트 시작 후 구축 일정은 보통 6개월 정도 예상됩니다.
- ERP 솔루션에 대한 정보 – ERP는 국산과 외산제품이 있는데, 솔루션 업체 미팅 이전에 기초적인 정보는 수집해야 합니다.
2. ERP 솔루션 업체 미팅
2.ERP 솔루션 업체 미팅 단계는 회사에서 ERP 시스템 구축에 대한 의사결정이 최종 확정되면, 회사에 적용할 ERP 솔루션을 조사하고 실질적인 솔루션이 구축이 가능한 업체를 컨택하는 단계입니다.
ERP 솔루션은 국산 ERP와 외산 ERP로 분류되며, 외산은 SAP, Oracle, MS 제품 등이 있으며, 국산은 더존비즈온이나 영림원등의 제품 등이 있습니다. 각 솔루션에 해당하는 구축 가능 업체에 연락하여 미팅 후에 제안서와 견적서를 요청합니다. (외산 ERP 인 경우 마땅히 컨택포인트가 없다면, 해당 사이트에 연락하면 규모에 맞는 솔루션 업체를 소개 해줍니다.)
업체별 미팅 후에, 제안서 발표 일정을 수립하면 됩니다.
ERP 솔루션 업체들 미팅시 업체들이 가장 문의가 많은 내용은 다음 2가지 입니다.
- 구축 시기 – 언제 구축을 하고자 하는지?
- 예산 여부 – 구축 비용을 어느 정도 예상 하는지? 이 점 참고하여 솔루션 업체와 미팅을 하시며 됩니다. 각 질문에 대답은 적절하게 답변 하시는 스킬이 필요 합니다.
3. 업체별 제안서 발표
3.업체별 제안서 발표 단계는 ERP 구축 업체가 구축하고자 하는 해당 업체에 적용 가능한 ERP 구축 제안서를 발표하는 단계입니다.
업체별 사전 미팅 후 제안서를 요청하면 보통 2주 정도 후에 제안서 발표가 가능합니다. 협의된 제안서 발표일자를 현업에 공지하여 실무자, 팀장, 경영진(임원급) 분들이 참석하도록 해야 합니다.
보통 제안서 발표는 하루 정도 일정을 잡아서 사전에 협의된 순서대로 발표 합니다.(업체당 1시간 내외)
ERP 추진 담당자는 제안서 발표 후에, 참석자들의 의견을 취합하여 내용을 정리합니다. 보통 제안서 발표 후에 추가 요청 사항 등을 반영하여, 최종 제안서와 견적서를 요청하면 통상적으로 1주일 안에 제공합니다.
4. ERP 구축 검토 보고
4.ERP 구축 검토 보고 단계는 최종 제안서와 견적서를 접수하여, 이를 검토하여 최종 경영진에게 보고하는 단계입니다.
최종 견적서는 반드시 추가로 네고 가능한지 협의하여야 합니다.
보통 ERP 견적서 구성은 인건비(컨설팅 및 개발), 소프트웨어 금액(라이선스 및 사용 User 수 등), 하드웨어(서버 및 OS, DB)의 3부분으로 구성됩니다.
견적서 접수 시, 무상 유지보수 이후에 발생하는 유상유지보수의 비용이 얼마가 되는지도 요청하여 향후 예산 수립시 반영하시면 됩니다.(보통 구축비용의 15~20% 정도 발생)
최종 자료가 취합되면, 비교표를 작성하여 최종 업체를 선정하고 이를 토대로, ERP 구축 계획안을 작성하여 경영진에게 보고합니다.
ERP 구축 계획안에는 다음의 7가지 사항을 포함합니다.
- ERP 구축 개요
- 구축 후 효과
- 타사 사례
- 필요 예산
- 구축 일정
- 제안업체 비교 자료(최정 선정업체 내용)
- ERP 프로젝트 참여 인력(조직도))
ERP 구축계획안을 작성하여 보고 한 후에, 경영진의 승인을 얻게 되면, ERP 구축 품의 및 선정 업체와의 계약을 하시면 됩니다.
5. ERP 구축 품의 및 계약
5.ERP 구축 품의 및 계약 단계는 1단계 업무 프로세스의 최종단계이며, 본격적인 ERP 구축 프로젝트의 시작이 되는 시점입니다.
4단계에서 ERP 구축 계획안을 보고하여 구축하도록 승인을 받았다면, ERP 구축 품의서를 작성합니다.
품의서 내용은 다음의 내용을 포함합니다.
- ERP 구축 목적
- 시스템 구축 총 비용
- 추진일정
- 프로젝트 추진 인원
- ERP 도입 범위(업무 및 모듈별 범위)
- 최종 구축 업체
- 구축기간
- 구축업체와의 계약금액
- 대금지불조건(계약금, 중도금, 잔금 지불 조건)
- 무상 유지보수 기간
- 기타사항
- 첨부파일: ERP 구축계획, 제안서, 견적서, 계약서 초안
ERP 구축 품의서의 최종 승인이 결정되면, ERP 구축 업체에 발주서를 송부하고 최종 계약을 합니다.
이제부터 본격적인 ERP 프로젝트 시작을 위하여 Kick-Off 미팅 일정 및 전체 프로젝트 일정을 협의합니다.
이상으로 1단계(구축 검토) 업무 프로세스의 내용을 마칩니다. 감사합니다.
다음 포스팅은 [연재 ③] 2단계(구축)의 업무 프로세스이며, 본격적인 ERP 프로젝트를 시작하여 ERP 시스템을 구축하는 기간의 업무 프로세스에 대한 내용입니다.
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감사합니다.
