알기 쉬운 그룹웨어 구축 실무

기업에서 그룹웨어 도입시 반드시 검토해야 할 3가지 주요 포인트를 정리하였습니다.

업무 지원 시스템인 그룹웨어는 조직간의 협업 및 커뮤니케이션을 위한 시스템으로써 ERP 다음으로 기업에서 주로 사용하는 시스템입니다.

그룹웨어를 새로 도입하거나, 업그레이드 할 경우에 필요한 내용들을 정리하였습니다.

1.그룹웨어란?

그룹웨어는 기본적으로 조직 내에서 조직원 상호간의 업무를 협업할 수 있도록 도와주는 시스템을 말합니다.

협업에 가장 기본이 되는 커뮤니케이션 도구를 탑재하여, 회사의 업무를 신속하게 처리하도록 지원하는 시스템입니다. (*협업: 같은 종류의 작업을 여러사람이 협력하여 공동으로 하는 일)

그룹웨어는 ERP와는 다르게 업무용 어플리케이션 이라기 보다는 업무 지원 어플리케이션 입니다. 업무 지원 시스템이다 보니, 기업별로 다양한 형태의 업무를 수용하기 위하여 커스터마이징 하는 사례가 많습니다.

이러한 이유에서 상대적으로 커스터마이징 하기 쉬운 국내 그룹웨어 솔루션들이 발전하였습니다. 덕분에 국내의 그룹웨어 제품은 다양하게 출시 되었으며, 담당자는 이러한 제품 중에 회사에 적합한 솔루션을 찾아야 되는 상황이 되었습니다. (※해외 그룹웨어 제품들은 IBM 노트나, Microsoft사의 MS Exchange 기반의 솔루션 등이 있습니다.)

그룹웨어 도입은 그룹웨어 제품의 선택부터 시작되는 데, 처음 도입하는 회사에서는 너무나 많은 제품 중에 어떠한 제품을 선택할지 많은 고민을 하게 됩니다.

게다가 요즘은 클라우드 그룹웨어까지 가세하여 정말 선택하기가 어려운 상황이 되었습니다. 이에 조금이라도 도움을 드리고자 본 자료를 작성하였습니다.

2.그룹웨어 선택 기준

그룹웨어 선택 시 가장 기준이 되는 부분은, 그룹웨어의 다양한 기능이 아닌 회사에서 그룹웨어가 왜 필요한가 입니다.

어떤 회사는 전자결재가 중요할 것이며 어떤 회사는 전자메일이 중요할 것입니다. 전자메일만 필요하다면 굳이 그룹웨어를 도입 할 필요는 없습니다.

앞에서 설명드린 부분과 같이 그룹웨어는 기본적으로 6가지 기능을 포함하고 있으므로, 전자메일 기능만 필요 하다면 전자메일 서비스만 하는 업체를 이용하는 것이 회사 비용 측면이나 운영 측면에서 훨씬 바람직한 선택입니다. 그렇지 않고, 그룹웨어의 6가지 기능이 필요하다면 당연히 그룹웨어를 도입하는 것이 좋습니다.

현재 그룹웨어는 온프레미스 방식의 자체 구축하는 방법과 클라우드 환경을 사용하는 솔루션이 있습니다. (※ 온프레미스(on-premise)는 클라우드(cloud) 같은 개념과 대비되게 원격환경이 아닌 자체적으로 보유한 전산실 서버에 직접 설치해 운영하는 방식을 말합니다.)

두 가지 방식의 장단점이 있으며, 회사 여건에 따라 선택하시면 됩니다.

온 프레미스 방식의 그룹웨어는 자체 하드웨어를 구입하여 그룹웨어 솔루션을 설치하여 구축하는 것을 말합니다.

장점으로는 사용자의 요구사항에 맞추어 커스터마이징이 가능하며, 회사 내에 보유함으로 상대적으로 보안에 강하며 타 시스템(일반적으로 ERP)과의 연동에 효율적입니다.

즉, 보안성과 타 시스템과의 연동 그리고 커스터마이징을 하고자 하시면 온프레미스 방식의 그룹웨어를 선택하시는게 현명한 방법입니다.

단점으로는 클라우드 방식에 비하여 상대적으로 초기 구축비용이 발생하며, 시스템 전체에 대한 관리 및 운영을 직접 해야 됩니다.

클라우드(cloud)방식의 그룹웨어는 이미 구축되어 있는 그룹웨어 솔루션에 접속하여 사용자 단위로 월 또는 연단위로 비용을 지불하여 사용하는 방식을 말합니다.

온프레미스 방식의 그룹웨어와는 다르게 초기 구축비용이 저렴하고, 온 프레미스 대비 관리편이성이 용이하며 구축기간이 짧아 바로 사용 할 수 있는 장점이 있습니다.

그러나 자체 보유하는 온프레미스 방식과는 다르게 상대적으로 보안측면에서는 다소 떨어지는 단점이 있으며, 기 구축되어 있는 솔루션을 사용해야 함으로 커스터마이징의 한계가 있습니다.(물론 커스터마이징이 가능하긴 하나 추가 비용이 발생합니다.)

회사의 여건에 따라 도입 비용, 타 시스템과의 연동 및 사용자 커스터마이징 측면을 고려하여 두가지 방식의 그룹웨어 중 선택하시면 됩니다.

• 그룹웨어 도입 프로세스

우선 그룹웨어 시스템 도입 프로세스를 본 사이트에 포스팅되어 있는 기업에서의 시스템 구축의 11단계 프로세스를 기준으로 도입하시면 됩니다. 시스템을 그룹웨어로 가정하고 재정리 하면 다음과 같습니다.(※ 그룹웨어 도입 프로세스는 시스템 도입 프로세스와 크게 다르지 않아 이번 포스팅에서는 그룹웨어 도입시 반드시 알아야 될 사항 중심으로 정리하였습니다.)

1.현업(경영진) 그룹웨어 도입 요청 → 2.그룹웨어 솔루션 업체 미팅 → 3.제안서 발표 → 4.그룹웨어 시스템 검토 → 5.그룹웨어 도입 품의 → 6.그룹웨어 시스템 발주 → 7.선정 업체 계약 → 8.그룹웨어 구축 → 9.그룹웨어 가동 → 10.시스템 검수 → 11.그룹웨어 운영

3.그룹웨어 도입 비용

그룹웨어 도입 비용은 클라우드 방식과 온프레미스 방식의 그룹웨어를 선택함에 따라 차이가 있습니다.

클라우드 방식은 사용자 단위별, 사용시스템 단위별 또는 사용 용량 기준으로 요금을 월별로 부가하는 방식입니다.

비용은 작게는 5만원부터 수십만원으로 책정됩니다. 이는 도입하시는 업체의 기준별로 상이함으로 견적을 접수하여 검토하시는 것을 추천합니다. 클라우드 방식의 장점도 있으나 기본적으로 회사의 인원을 감안하여 도입하시는 것을 추천드립니다.

회사 직원이 30명 이하인 경우에는 클라우드를 도입하는 것이 초기 구축비용도 절약하고 사용해보고 향후, 직원이 늘면 온프레미스 방식으로 전향하는 것도 좋은 방법 일 수 있습니다.

그러나, 클라우드 방식은 월 단위별로 사용하는 시스템 별 비용을 지출해야 되며, 연간 합산하여 계산하는 경우 예상보다 큰 비용이 발생 할 수 있으니 이 부분은 검토하여 추진하는 것이 바람직합니다.

온프레미스 방식을 도입하는 경우의 그룹웨어 구축비용은 100명 기준을 가정할 경우, 하드웨어 비용을 포함하여 적게는 3,000만원에서 많게는 1억 이상까지 소요될 수 있습니다. (※모바일용 그룹웨어 모듈 비용은 별도 발생할 수 있음)

• 그룹웨어 도입 비용(예시), 온프레미스 방식



4.검토 포인트 ① – 솔루션

(1) 그룹웨어 도입시, 반드시 검토 할 항목은 전자메일 솔루션을 자체 보유하고 있는가에 대한 여부입니다.

그룹웨어 솔루션별로 전자메일은 외부 솔루션을 탑재하여 되어 있는 경우에는 구축 완료 후 운영시 문제가 발생할 경우, 업무 지원 처리속도가 지연될 수 있습니다.

전자메일 솔루션은 기술적인 레벨이 상당히 필요한 솔루션임으로 가급적이면 자체 메일 솔루션을 보유하고 있는 그룹웨어 솔루션을 선택하는 것이 좋습니다.

(2) 두번째로 검토할 포인트는 문서 편집기 입니다.

문서 편집기는 게시판, 전자결재 문서를 작성하는데 사용되는 문서 에디터입니다. 플러그 인 형태로 되어 있는 에디터 보다는 모든 웹브라우저에서 사용 가능한 HTML5 베이스의 웹에디터가 탑재 되어 있는 솔루션을 선택하는 것이 운영 및 사용이 편리 합니다.

(3) 세번째로 검토 할 포인트는 전자결재 워크플로우 기능입니다.

워크플로우는 비즈니스 프로세스와 관련된 작업의 순서에 따라 자동화된 문서나 항목을 이동하는 기능으로 워크플로우 기술 수준에 따라 전자결재 기능의 안정성과 유연성등을 파악 할 수 있습니다.

(4) 네번째로 검토 할 포인트는 고객지원센터의 지원 수준입니다.

향후 유지보수 계약 후 운영시, 실질적인 운영에 핵심적인 지원이 되는 고객지원센터의 레벨을 반드시 체크하여 구축 완료 후에 이슈 발생시 신속한 대처가 가능한지를 판단해야 합니다.

(5) 마지막으로 시스템 도입 비용입니다.

그룹웨어 솔루션의 비용은 천차만별입니다. 싸게는 천만원 부터 비싸게는 1억이상의 그룹웨어도 있습니다. 절대로 싸다고 기능이 나쁜 것은 아니며, 또한 비싸다고 좋은 것은 아닙니다.

회사의 예산과 회사에서 필요한 요구사항에 적합한 솔루션을 선택하여 최소의 비용으로 최상의 그룹웨어 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다.

그룹웨어 계약 금액은 향후 유지보수 계약 금액의 기준이 됨으로 사전에 충분히 네고를 하여 구축비용을 절감 할 수 있도록 합니다.(보통 계약금액의 10~15% 정도 연간 유지보수 계약 비용 발생)

※ 참고: 그룹웨어 구축 기간

개발 인원수의 투입에 따라 일정이 다르긴 하지만 통상적으로 2~3개월 정도 소요됩니다. 회사 일정과 여건에 맞추어 구축일정을 조정하여 추진하면 됩니다.

5.검토 포인트 ② – 기능

그룹웨어 도입 검토시, 제안업체의 제안서를 검토하는 것도 중요하지만 반드시 해당 업체의 데모시스템에 접속하여 회사에서 필요한 사항들이 구현되는 지에 대한 여부 확인과 보완사항 및 문제점들이 있는지 세밀히 검토해야 합니다.

다음은 그룹웨어의 주요기능들에 대한 검토 포인트를 정리하였습니다.

6.검토 포인트 ③ – 하드웨어 구성

그룹웨어 서버는 사용량 또는 안정성 등에 따라 한 대 또는 여러대의 서버로 분리 및 구성 할 수 있습니다.

솔루션별 차이는 있으나, 대용량의 그룹웨어 하드웨어 서버는 ① ~ ⑤까지의 서버로 분리하여 구성할 수 있으며 소규모인 경우 ① ~ ⑤까지의 서버를 한대의 서버에 설치하여 운영이 가능합니다. 일반적으로 스팸시스템과 백업 시스템은 별도의 서버장비로 구성합니다.

• 중소 기업(200명 이하): ① ~ ⑤까지 1대의 서버로 운영 또는 2대의 서버로 구성(①~④: 1대 +  ⑤DB 서버: 1대)

• 중견 기업(1,000명 이하): 2대의 서버로 운영(①~④: 1대 +  ⑤DB 서버: 1대) 또는 3대의 서버로 구성(①~③: 1대, ④메일서버:1대 ⑤DB 서버: 1대)

• 대기업(5,000명 이상): 5대의 이상의 서버로 구성(①~⑤ 각각 1대씩 구성) 또는 6대 이상(사용량 별 필요한 서버 추가하여 구성)

[ 그룹웨어 전체 하드웨어 구성(예시) ]

7.기타사항

(1) 그룹웨어 솔루션 도입 검토 시, 제공업체의 규모, 재무안정성 및 구축 실적 등도 검토하여 회사의 안정성 여부도 파악하는 것도 중요합니다. 이는 향후 유지보수 및 업데이트 또는 추가 개발 등이 필요한 경우, 문제 없이 지원이 가능한 지에 대한 판단이 필요하기 때문입니다.

(2) 백업 솔루션은 기 보유한 솔루션을 활용하는 방법과 별도로 구축하는 방법이 있습니다. 반드시 구축업체와 상의하여 백업 기능에 대한 부분은 대비해 놔야 합니다. 전자결재 문서는 사내의 공신력 있는 공식 문서임으로 문제 발생시 언제든지 복구 할 수 있도록 해야 합니다. 또한 운영중에 사용자의 실수로 메일을 삭제 하는 경우도 발생하는 경우가 종종 있으므로, 백업 기능은 필수 입니다.

이상으로 그룹웨어 도입시 반드시 알아야 할 검토 포인트 3가지를 알아봤습니다.

모쪼록 본 자료가 그룹웨어를 도입하고자 하는 기업에 도움이 되기를 바랍니다.

전체 내용은 1개의 PDF 파일로 프리미엄 자료에 등록되어 있습니다.

25년차가 알려주는 그룹웨어 도입 검토 방법

감사합니다.

플랜김은 배너광고 수익으로 유지되고 있습니다. '애드블록'이나 '광고차단' 해제는 사이트 운영에 도움이 됩니다.
플랜김은 배너광고 수익으로 유지되고 있습니다. '애드블록'이나 '광고차단' 해제는 사이트 운영에 도움이 됩니다.