[연재③] 기업에서의 ERP 구축 프로세스

기업에서의 ERP 구축 프로세스에 대한 내용을 5회에 걸쳐 연재중입니다. 전체 목차와 연재 순서는 아래와 같습니다.

이번은 [연재③] 2단계(구축)의 업무 프로세스 입니다.

전체 목차와 연재 순서

2단계(구축)의 업무 프로세스

2단계의 ERP 구축 프로세스는 ERP 솔루션 업체와 계약 후, 본격적인 시스템 구축을 시작하는 단계입니다.

ERP 프로젝트는 현업 업무 중심의 시스템임으로, 프로젝트 매니저는 현업 업무(재무, 생산, 영업 등)의 팀장급 이상을 임명하여 추진하는 것을 추천드립니다. (회사상황에 따라서 IT팀장이 ERP 프로젝트 팀장을 할 수도 있습니다.)

프로젝트 추진 인원은 현업 실무자를 중심으로 TFT팀으로 구성해야 하며, 가능하면 과장급 이상의 직원을 임명하도록 합니다.

대기업인 경우 ERP TFT팀 추진 인원에 대한 인사발령을 내기도 하지만, 중소기업인 경우에는 현업과 ERP 프로젝트 업무를 동시에 수행(겸업)하는 경우가 많습니다.

2단계의 업무 프로세스는 솔루션 업체의 주도하에 프로젝트가 수행 되며, 새로운 업무 프로세스에 대한 현업의 적응을 위한 변화관리 업무등을 프로젝트 팀에서 지원해야 합니다.

전체 일정상에 중요한 보고는 3가지가 있습니다. 킥오프 미팅때 ①프로젝트 추진계획 보고, AS-IS분석 및 TO-BE 설계 후에 하는 ②1,2차 중간보고, 그리고 시스템 OPEN 이후의 1차 결산 후 하는 ③종결보고가 있습니다.

프로젝트 수행에 따른 비용 지불 역시 이 보고에 맞추어 보통 3번에 걸쳐 지불합니다.(①계약금: 계약 후, ②중도금: 2차 중간보고 후, ③잔금: 최종 검수 완료 후 지불).

프로젝트 수행 시 주의할 점은 다음 3가지가 있습니다.

1. 반드시 TFT 인원은 유능한 인력으로 구성해야 합니다. 유능한 인력이 유능한 시스템을 구축합니다.
2. ERP 시스템이 실무 업무와의 Gap 이 큰 경우 커스터마이징 필요 할 수 있는데, 이 때 커스터마이징 레벨에 대한 조율을 잘 하여야 합니다.
3. 새로운 시스템에 대하여 적응할 수 있도록 현업에 주기적인 교육자료 배포 및 변화관리를 수행해야 합니다.  

1. 프로젝트 준비

1.프로젝트 준비 단계는 ERP 프로젝트의 주요한 방향성 확인과 전체 프로젝트 일정 그리고 ERP 기초내용에 대한 현업 교육을 중심으로 이루어집니다.

일반적으로 ERP 구축 업체와 계약을 하고 나면, Kick-Off 미팅을 개최하여 프로젝트 전체 인원간의 첫 미팅을 하게 됩니다.

Kick-Off 미팅 후에 전체 일정에 대한 협의를 완료하고 나면, 본격적인 프로젝트를 시작하게 됩니다.

보통 솔루션 업체 인원이 고객사에 상주하여 구축하는 경우가 많으므로 프로젝트 기간 동안 사무 공간을 확보해야 합니다.

프로젝트 준비 단계에서는 회사에서 구축하고자 하는 ERP 방향을 실무 인터뷰를 통해서 확인하고 프로젝트 구현 범위, 그리고 추진 일정을 상세하게 수립 해야 합니다.

또한, ERP 프로젝트 인원에 대한 ERP 교육을 실시하여 ERP 시스템 및 프로젝트 추진에 대한 이해를 할 수 있도록 하여, 원활한 시스템 구축을 하도록 합니다.

2. AS-IS 분석

2.AS-IS 분석 단계는 현재 회사의 업무 프로세스 및 시스템을 이해하고 문제점, 현업요구사항등을 정리한 후 개선방향을 수립하는 단계입니다. 

AS-IS 분석은 크게 3가지 분야를 분석하여 개선방향을 수립합니다. 

1. 업무 프로세스 – 현행 업무 방식을 정리하여, 문제점 개선 필요 영역을 정의 합니다. 
2. 기준정보(Master Data) – 현재 운영중인 기준정보 현황을 파악하고 불용 또는 중복내역을 정리하고 기준정보에 대한 정비방안을 수립합니다. 
3. 시스템 – 현재 시스템을 분석하고 향후 정보시스템 구조에 대하여 정의합니다. 

주로 ERP 컨설턴트에 의해서 진행되며, 현업은 인터뷰 진행시 최대한 협조하여 현행 업무 프로세스의 문제점을 개선 할 수 있도록 합니다.

3. TO-BE 설계

3.TO-BE 설계 단계는 AS-IS 단계에서 분석한 업무 프로세스 및 문제점으로부터 개선방향을 반영하여 TO-BE 프로세스를 설계하는 단계입니다.

또한, ERP 시스템을 구현하기 위한 표준 프로세스와의 Gap을 분석하여 해결방안을 수립합니다. 주요 핵심 포인트는 다음과 같습니다.

1. 프로세스 – AS-IS 프로세스로부터 TO-BE 프로세스를 설계하고, ERP 적합도 분석(Fit-Gap Analysis)을 수행하여, 최종 TO-BE 프로세스를 확정합니다.
2. 기준정보(Master Data) – AS-IS 단계에서 분석한 Code를 정리하고, 기준정보(Master Data) 표준화 방안을 수립합니다.
3. 시스템 – 최종 확정된 TO-BE 프로세스를 기반으로 TO-BE 시스템 및 추가 개발이 필요한 프로그램을 확정합니다.

4. 시스템 구축

4.시스템 구축 단계는 TO-BE 프로세스를 업무 단위별로 구체화 하여 ERP 시스템 내에서 검증, 보완 및 확정하여 시스템을 구현하는 단계입니다.

주요한 핵심 포인트는 다음과 같습니다.

1. ERP 를 통한 업무 처리 방식 정의 – ERP시스템을 회사의 프로세스에 적용 할 수 있도록 화면순서와 입력절차를 파악하고 결정하는 작업을 수행합니다.
2. 사용할 기준정보(Master Data) 정의 – ERP 를 통해 업무 처리 시 활용할 고객, 제품 등 기준정보에 대한 상세값에 대한 정의 작업을 수행합니다. 
3. 필요한 프로그램의 추가 개발 – ERP 에서 제공되지 않지만 회사에서 업무 처리상 필요한 기능에 대한 추가 프로그램 개발 작업을 수행합니다.

5. 테스트

5.테스트 단계에서는 ERP 시스템의 모듈간(추가 개발 프로그램 포함) 그리고 타 시스템과의 Interface 등을, 단계별 테스트를 통해 정합성을 검증하는 통합 테스트와 프로세스, 사람, 시스템에 대한 검증을 위해 실제 운영환경과 동일한 환경으로 실시하는 병행 테스트를 실시하는 단계입니다.

병행테스트 이전에 기존 시스템(Legacy)의 Data 를 ERP 시스템으로 이관하는 Data Migration 작업을 실시합니다.

기업 규모나 ERP 시스템 규모에 따라서 통합테스트와 Data Migration 만을 실시하는 경우도 있습니다.

각 테스트들은 테스트 시나리오를 작성하여 실시하고, 통합테스트 실행시, 기준 정보에 대한 검증도 실시하며 테스트 실행시 발견된 이슈사항에 대하여 보완하도록 합니다.

사용자 교육은 ERP 구축 초기부터 지속적으로 실시하며, 시스템 OPEN 전에 ERP 시스템을 업무상 활용 가능하도록 숙련교육을 실시하도록 하며, 최종으로 기존 시스템과의 Cut-Over 일정을 수립하여 시스템 OPEN 을 준비합니다.

6. 안정화

6.안정화 단계는 ERP 시스템 OPEN 후에 구축 업체에서 실질적인 ERP 운영과 결산 등을 지원하면서, 미진한 항목을 보완하는 단계입니다.

ERP 시스템이 구축되어 OPEN 하더라도 실질적인 사용이 시작되는 단계임으로, 테스트 단계에서 발견하지 못한 이슈들이 발생 할 수 있습니다.

또한 사용자들의 활용법 미숙에 따른 오류 및 추가 교육 등이 필요 합니다. ERP OPEN 후 발생하는 문제점들은 다음의 3가지 경우가 발생 할 수 있습니다.

1. 사용자들의 ERP 활용법 미숙
2. 프로그램 에러: 물류,회계정보 불일치 
3. 기준정보 오류: 코드 부재, 실물정보와 재고정보의 불일치

예상되는 문제점에 대해서 안정화 지원 단계에서는 사전 교육 및 충분한 점검을 통해서 최소화 시켜야 합니다.

이상으로 2단계 ERP 구축 업무 프로세스의 내용을 마칩니다.

다음 포스팅은 [연재 ④] 3단계의 업무 프로세스 이며, ERP 시스템을 구축 완료후에 운영 및 유지보수에 대한 내용입니다.

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ERP 구축 검토부터 시작하는 ERP 구축 매뉴얼

감사합니다.