기업에서의 ERP 구축 프로세스에 대한 내용을 5회에 걸쳐 연재중입니다. 전체 목차와 연재 순서는 아래와 같습니다.

이번은 [연재④] 3단계(운영)의 업무 프로세스 입니다.

• 전체 목차와 연재 순서

[연재 ①] 1. ERP 란?
2. 기업에서의 ERP 구축 프로세스
[연재 ②] 3. 1단계(구축 검토)의 업무 프로세스
  1. 현업(경영진) 도입 요청
  2. ERP 솔루션 업체 미팅
  3. 업체별 제안서 발표
  4. ERP 구축 검토 보고
  5. ERP 구축 품의 및 계약
[연재 ③] 4. 2단계(구축)의 업무 프로세스
  1. 프로젝트 준비
  2. AS-IS 분석
  3. TO-BE 설계
  4. 시스템 구축
  5. 테스트
  6. 안정화
[연재 ④] 5. 3단계(운영)의 업무 프로세스
  1. 안정화 단계
  2. 운영 정상화 단계
  3. 유상 유지보수 시작
[연재 ⑤] 6. 전체 내용 요약

[연재④] 5. 3단계(운영)의 업무 프로세스

3단계의 업무 프로세스는 ERP 구축이 완료되어 실질적인 사용과 시스템을 운영하는 단계의 ERP 운영 업무 프로세스를 단계를 말합니다.

시스템 구축이 완료 된 직후의 ERP 운영 업무 프로세스는 크게 2단계로 운영하여, 조기에 시스템 안정화가 되도록 최선을 다하도록 노력 합니다.

  1. 안정화 단계 – 시스템 구축 직후 3개월 정도의 ERP 안정화 목표와 과제를 수립하여 운영합니다. 일반적인 안정화 과제는 마감일정 준수, 정확한 재고정보 확인, TO-BE 업무 프로세스에 따른 업무 처리 그리고 사용법이 미숙한 현업의 결산관련 교육을 추가로 시행하여 레벨업 하도록 합니다.
  2. 운영 정상화 단계 – 안정화 과제를 완료하면, 시스템 운영레벨을 정상화로 판단하고 추가 이슈사항이 있는지 무상유지 보수기간 동안 모니터링 하여 피드백 합니다.

운영 정상화 단계 후, 통상적으로 1년 이후 부터는 ERP 구축업체와 유상 유지보수 계약을 하게 됩니다.

그러므로 ERP 시스템 구축이 완료된 다음해 부터는 시스템 운영 유지보수에 대한 예산을 편성해야 합니다.

일반적으로 유상 유지보수 비용에 대한 예산은  SLA(Service Level Agreement, 유지보수 서비스 레벨)수준에 따라 비용이 다르거나 또는 구축 비용 대비 12~17% 정도 수준으로 책정합니다.

1. 안정화 단계

1.안정화 단계는 2단계 업무 프로세스의 마지막 단계인 안정화 단계와 동일 선상에 있지만, 2단계는 시스템 구축 후, 시스템 OPEN 중심의 안정화 업무가 중심이며, 3단계의 안정화 단계는 ERP 운영에 포커스를 맞춘 안정화 업무가 중심입니다.

일반적으로 EPR 구축 업체는 1~2개월의 안정화 기간 동안은 상주하여 지원하나, ERP 종결 보고 및 시스템 검수가 완료되면, 철수하여 원격 지원하게 됩니다.

그러므로 ERP 구축이 완료된 회사는 시스템 운영을 위한 헬프데스크 운영 체계를 수립해야 하며, 실질적인 ERP 사용에 따른 추가 이슈사항을 처리해야 합니다.

최종 검수 시점에 반드시 확인해야 할 내용은, ERP를 구축하고자 하는 목표가 시스템에 정확히 반영 되었는가의 확인입니다. 이 부분은 반드시 확인하여 최종 검수 확인을 하시면 됩니다.



2. 운영 정상화 단계

2.운영 정상화 단계는 ERP 시스템 OPEN 후에 안정화 기간을 거쳐 사용자들이 업무에 적극적으로 활용하는 단계입니다.

이 단계부터는 ERP 운영 지원에 대한 IT팀의 업무가 주를 이루게 됩니다. 몇가지 ERP 운영에 대한 내용을 정리하면 아래와 같습니다.

  1. 계정 관리 – 퇴사자 또는 신규입사자에 따른 계정 생성, 삭제 그리고 추가로 계정에 대한 권한 관리 등을 지원합니다.(권한레벨은 해당팀에서 결정합니다.)
  2. ERP 헬프데스크 – 각종 ERP 관련 시스템 오류 등을 처리합니다.(ERP 서버 및 클라이언트 프로그램 오류 처리)
  3. 이슈사항에 따른 추가 개발 처리 – 실질적인 ERP 사용에 따른 추가 개발사항들이 발생하는 경우가 있습니다. 이런 경우에는 무상 유지보수 내용으로 시스템에 반영이 가능한지 또는 추가개발 비용들이 발생하는 지를 검토하여 처리해야 합니다.

추가로, 상장 기업인 경우 ERP 시스템을 구축하게 되면, ERP 시스템에 대한 전산 회계감사 업무도 수행해야 합니다.(시스템 통제 및 프로그램 변화 관리에 대한 감사)

3. 유상 유지보수 시작

3.유상 유지보수 단계는 ERP 구축후에 무상 유지보수 기간이 종료된 후, 유상 유지보수 계약을 통해서 시스템을 운영 지원하는 단계입니다.

일반적으로 ERP OPEN  후 1년이 지난 경우부터 계약을 합니다. 그러므로 ERP 구축 다음 연도에는, 유상 유지보수 비용에 대한 IT 예산을 차기년도 사업계획에 반영해야 된다는 점을 기억해야 합니다.

이 단계의 업무는 무상 유지보수기간의 업무와 거의 동일하며, 매달 운영 유지보수 비용을 지불해야 된다는 점이 다릅니다.

유상 유지 보수 계약은 계약 레벨(지원 수준)에 따라 비용이 다르며, 특히 추가 개발이나 보완사항이 발생 할 경우 추가 비용없이 처리하도록 하는 것이 좋습니다.

유상 유지보수임으로 매달 ERP 운영 지원내역에 따른 월간보고서를 접수하여 정리하도록 합니다.

이상으로 3단계(운영) 업무 프로세스의 내용을 마칩니다.

다음 포스팅은 [연재 ⑤] 전체 내용 요약 입니다.

※ 전체 내용은 1개의 PDF 파일로 읽기 쉽게 정리하여 프리미엄 자료에 등록되어 있습니다.

ERP 구축 검토부터 시작하는 ERP 구축 매뉴얼

감사합니다.

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